اگر قصد برگزاری یک مهمانی جذاب و به‌یادماندنی دارید باید از مدت‌ها قبل برای آن برنامه ریزی کنید. این برنامه جنبه‌های مختلفی دارد که ما در ادامه آنها را برایتان مرحله به مرحله شرح خواهیم داد. شما می‌توانید از آن بعنوان یک چک‌لیست کامل برای برگزاری هرگونه دورهمی از جشن تولد یا مهمانی خانوادگی گرفته تا حتی مراسم عروسی‌تان استفاده کنید. هرچند تمام مراحل ذکر شده برای همه مهمانی‌ها لازم نیست ولی به شما کمک می‌کند کلیت موضوع را در دهن داشته باشید و یا از آن برای بهترشدن مراسم خود ایده بگیرید.
موارد مهمی که از خیلی وقت قبل از برگزاری مهمانی باید مشخص شوند
۱ . زمان دقیق
تصمیم بگیرید میخواهید مراسمتان در چه روز و ساعتی برگزار کنید. ترجیحا زمانی را انتخاب کنید که به احتمال زیاد اکثر افرادی که قصد دعوتشان را دارید بتوانند در مهمانی شرکت کنند. به مناسبت‌های مختلف و روزهای تعطیل دقت کنید.
۲ . محل
درباره مکان برگزاری دورهمی خود تصمیم بگیرید. اینکه قرار است در منزل خودتان یا دیگری باشد یا در یک پارک یا فضای عمومی و یا حتی در یک رستوران یا سالن مجلل. سپس کمی دقیق‌تر محل‌های متناسب با این تصمیم خود را نیز در نظر بگیرید.
۳ . نوع پوشش افراد (بر اساس تم مهمانی)
باید مشخص شود میزان رسمیت مهمانی شما چقدر است و انتظار دارید در آن مهمانان بر اساس مناسبت جشن چه مدل پوششی از جمله رسمی یا غیررسمی و یا حتی کودکانه داشته باشند. برای جشن تولد کودکان می‌توانید یک شخصیت کارتونی انتخاب کنید و سالن را مانند آن انیمیشن تزئین کرده و از مهمانان بخواهید مانند آن لباس بپوشند.
۴ . مهمانان
تصمیم بگیرید کدامیک از دوستان و اطرافیان خود را میخواهید به مهمانی دعوت کنید؛ کسانی که هم خودشان علاقه به حضور دارند و هم شما از بودنشان خوشحال می‌شوید. یک لیست از این افراد تهیه کنید.
۵ . پذیرایی
چه وعده غذایی قرار است در مراسمتان سرو شود؛ شام، کیک و یا فقط یک عصرانه مختصر؟ ممکن هم است بخواهید از مهمانان تقاضا کنید هر کس یک مدل خوراکی همراه خود بیاورد. در صورتی که شما قرار است تهیه کنید، لیست خرید برای تهیه غذا توسط خودتان و یا کترینگ‌هایی که می‌توانید از آنجا سفارش دهید را یادداشت کنید.
۶ . تیم برگزاری
آیا تمام مراحل برنامه‌ریزی و اجرای مقدمات و برگزاری مراسم را خودتان بر عهده می‌گیرید و یا فرد یا افرادی قرار است به شما کمک کنند؛ در حالت دوم تیمتان را دور هم جمع کرده و وظایف و مسئولیتهای هر کدام را کاملا مشخص کنید.
۷ . بودجه‌بندی
هزینه‌های مختلفی که برای مواردی مانند اجاره محل، تهیه غذا، دستمزد مهمانداران، سرگرمی، خرید تزئینات و هر چیز دیگر میخواهید انجام دهید را برآورد و مشخص کنید. همچنین تصمیم بگیرید که آیا قرار هست در قبال بخشی یا تمام این هزینه‌ها از شرکت‌کنندگان مبلغی بعنوان ورودی دریافت شود یا خیر.
مواردی که باید از ۱ ماه قبل انجام شود
۸ . برنامه‌ریزی جزئی
اکنون زمان آن رسیده که طرح دقیق‌تری از برنامه‌های مراسم را مشخص کنید. آیا میخواهید در مهمانیتان بازی داشته باشید؟ یا اجرای زنده موسیقی، استندآپ کمدی، نمایش فیلم و عکس یا هر برنامه سرگرم‌کننده و خاطره‌ساز دیگر مانند دادن گیفت‌های کوچک به مهمانان.
۹ . تجهیزات موردنیاز
حال که برنامه کلی مراسم را دارید برای تهیه لوازم موردنیازتان اقدام کنید. تجهیزاتی مانند اسپیکر (بلندگو)، پروژکتور، وسایل بازی و … ؛ آگاهی از اینکه افرادی که برای سرگرم‌کردن مهمانان می‌آیند وسایل خود را همراهشان می‌اورند یا شما باید بخشی از آن را برایشان تهیه کنید. برای تهیه از وسایلی شروع کنید که هم بزرگترند و هم تحویل آنها بیشتر طول خواهد کشید.
۱۰ . رزرو محل برگزاری
الان تقریبا زمان مناسبی برای رزرو جایی است که میخواهید دوستان خود را در آن گرد هم آورید. برای رستوران‌ها حتما تاریخ و ساعت‌های حضور را رزرو کرده و برای سالن‌ها قرارداد کتبی امضا کنید.
۱۱ . صحبت با فروشندگان و پیش‌سفارش غذا، کیک، گل، بادکنک و سایر موارد احتمالی
تعداد رستوران‌ها، قنادی‌ها، گلفروشی‌ها و تزئینات‌کارهایی که پیش‌تر لیست کرده بودید را محدودتر کنید و با آنها درباره سفارش خود و هزینه‌های آن مذاکرات اولیه را انجام دهید.
۱۲٫ ساختن صفحه یا کانال اطلاع‌رسانی
درباره مهمانیتان در یکی از شبکه‌های اجتماعی که مخاطبان بیشتری حضور دارند یک پیج بسازید و اطلاعات کلی درباره مراسم خود را آنجا ثبت کنید؛ از جمله عنوان دورهمی، زمان و مکان آن، برنامه و چیزهای دیگری که لازم است بدانند. می‌توانید محلی در آن تعبیه کنید که تایید دعوت و قول آمدن مدعوین را همانجا از آنان دریافت کنید.
۱۳ . دعوت
برای افرادی که قرار گذاشتید آنها را دعوت کنید دعوتنامه بفرستید. می‌توانید لینک همان صفحه اطلاع‌رسانیتان را برایشان فوروارد کنید.
۱۴ . تکمیل مدعوین
کسانی را که در اینترنت به آنها دسترسی ندارید با تلفن یا پیام و یا حتی بصورت حضوری دعوت کنید؛ اگر خودتان به آنها دسترسی ندارید می‌توانید از مهمانان دیگر خواهش کنید به آنها اطلاع دهند.
دو هفته قبل از برگزاری
۱۵ . تایید نهایی سفارش‌های داده‌شده
برای اینکه مشکلی در برنامه‌های جشن پیش نیاید از همین زمان شروع به تایید سفارشات خود از فروشنده‌ها و تامین‌کننده‌های مختلف کنید. مطمئن شوید همه هماهنگی‌ها را انجام داده‌اید.
۱۶ . تکمیل خریدها
چیزهای کوچکی که برای مهمانی لازم است ولی در خانه موجود ندارید را تهیه کنید: ظروف و قاشق چنگال، سفره یکبار مصرف، یخچال‌های قابل حمل، تزئینات و بادکنک و .. اگر نمی‌خواهید زیاد خرج کنید می‌توانید بعضی از وسایل را از دوستانتان نیز قرض بگیرید.
۱۷ . تدارکات
درباره مواردی مثل جا و نحوه نشستن افراد، چگونگی چیدمان محل برگزاری، جایی که مهمانان می‌توانند اتومبیل‌های خود را پارک کنند، دری که پذیرایی‌کنندگان از آن وارد شوند و ترتیبی که خوراکی‌ها رابین مهمانان پخش کنند، جایی که گروه موسیقی قرار است مستقر شود، اینکه محلی برای تعویض و قراردادن لباس‌های مهمانان وجود دارد یا نه و ملاحظات لازم دیگر.
یک هفته قبل از مهمانی
۱۸ . تهیه لیست آهنگ‌ها
اگر قرار نیست موسیقی زنده در مراسم اجرا شود، الان زمان خوبیست که لیست آهنگ‌هایی را که میخواهید در طول مهمانی پخش شود انتخاب و تنظیم کنید.
۱۹ . تایید نهایی تعداد میهمانان
با کسانی که هنوز دعوت شما را تایید نکرده اند مجددا تماس بگیرید تا از حضور یا عدم حضورشان اطلاع پیدا کنید. به افرادی هم که دعوت را قبول کرده‌اند مجددا یادآوری کنید که حواسشان جمع باشد مهمانی را فراموش نکنند.
۲۰ . چک کردن ایمنی محل
از وجود تجهیزات ایمنی در محل و درست کار کردن آنها مطمئن شوید. از محل استقرار راه خروج اضطراری اگاه شده و اطمینان حاصل کنید محل موردنظر تمهیدات لازم را برای ایمنی رعایت کرده‌است.
روز قبل از مهمانی
۲۱ . آماده‌کردن محل برگزاری
وسایلتان را کامل در محل بچینید، اگر سرویس اینترنت موجود است رمز آنرا دریافت کرده و اتصال آن را امتحان کنید (می‌توانید رمز را در صفحه گفته‌شده از قبل به مهمانان اعلام کنید). سالن را با بادکنک و سایز تزئینات بیارایید؛ از درست کار کردن اسپیکرها و پروژکتور مطمئن شوید.
۲۲ . خرید موادغذایی فاسدشدنی
خوراکی‌هایی مانند میوه وسبزی‌های لازم برای آشپزی را باید روز قبل مهمانی خریده و بشویید. اگر میخواهید یخ تهیه کنید نیز این موقع زمان خوبیست.
۲۳ . چک کردن آزمایشی
اگر امکان داشت با تیم برگزاری خود جمع شده و یک دور وظایف روز بعد را با هم مرور کنید. اینکه هر کس به همه وظایف خود واقف باشد بسیار اهمیت دارد.
روز برگزاری جشن
۲۴ . آماده‌سازی و راه‌اندازی سالن
خوراکی‌های روی میزها را بچینید، شربتی برای پذیرایی پس از ورود مهمانان درست کنید، برای آخرین بار درست بودن سیستم صوتی-تصویری را چک کرده و از بودن همه مواردی که امروز تهیه شده‌اند روی میزها اطمینان حاصل کنید.
۲۵ . کترینگ
کارکنان پذیرایی را به محلی که باید تهیه و سرو غذا را انجام دهند هدایت کرده و همه وسایل لازم را در اختیارشان بگذارید.
۲۶ . مدیریت ورود مهمانان
یک نفر را مسئول درب ورودی بگذارید تا به مهمانان خوش‌آمد گفته و نام آنها را در لیست چک کند، برای تعویض لباس آنها را راهنمایی کرده و نوشیدنی خنک به آنها تعارف کند.
۲۷ . عکس و فیلم
از یکی از اعضای تیم برگزاری مهمانی خود و یا یک عکاس حرفه ای بخواهید از لحظات مهمانی عکس و فیلمهای خاطره‌انگیز ضبط کند. پس از مهمانی آنها را با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید.
مقالات مرتبط:
پس از اتمام مراسم
۲۸ . تمیزکاری
به همراه تیم خود تجهیزاتی که در جای‌جای سالن پراکنده شده بود را جمع‌آوری کرده و وسایل را در جای اولیه خود قرار دهید؛ تزئینات را برداشته و محل را تمیز نمایید.
اگر به سرویس نظافت منزل شمال تهران و جنوب تهران نیاز داشته باشید یا قصد نظافت منزل در شرق و غرب تهران را داشته باشید، پین‌ورک آماده است تا نیاز شما را پاسخگو باشد. پین‌ورک هم اکنون در تمامی مناطق و محله‌های تهران در دسترس است و در سریعترین زمان یک متخصص حرفه‌ای و قابل اعتماد را در اختیارتان می‌گذارد.
ما همه جا هستیم!
۲۹ . تشکر
همزمان با ارسال عکس و فیلمهای جشن، از مدعوین بخاطر حضورشان تشکر کنید. تشکر کردن از مسئولین سالن و پذیرایی نیز بخاطر زحمتی که کشیدند نشان‌دهنده شخصیت شماست.
۳۰ . نظرسنچی از مهمانان
دانستن نظرات مهمانان برای برگزاری هرچه‌بهتر مراسمات بعدی اهمیت زیادی دارد؛ می‌توانید پرسشنامه‌ای طراحی کرده و از آنها بخواهید نظرشان را درباره قسمتهای مختلف برنامه شما بیان کنند.
۳۱ . مسائل مالی
همه خرج‌هایی که برای هزینه‌های مختلف انجام داده‌اید را یادداشت کرده و فاکتورهای عقب‌مانده را پرداخت کنید. اگر قرار بر پرداخت دانگ افراد بوده از دریافت همه آنها مطمئن شوید.
ممنون که همراه پین‌ورک بودید. امیدواریم این مطلب برای شما مفید بوده باشد. اگر نظر یا پیشنهادی دارید، با ما در میان بگذارید ?
4 سال پیش پردیس بیژن زاده
افزودن دیدگاه